4. الإغراق في الكنايات والمجازات والاستطرادات حتى تُنسى الحقيقة ، ولا يعد السامع يعلم في أي موضوع يتحدث المتكلم بل قد ينسى هو موضوعه الذي يتحدث فيه ثم يقول للسامع : ما هو الموضوع الذي كنا نتكلم فيه ؟ .

كيف تطور أسلوبك في الكلام لكي تكتسب القدرة على الكلام بنجاح استمع جيداً إلى المتحدثين المشهورين بالقدرة على التأثير في مستمعيهم وحاول تقليدهم في طريقتهم ابتداءً ثم اختط لنفسك طريقة خاصة بعد ذلك .

التعبير يغير الكلام : كما أن الكلام وسيلة للتعبير وإيصال الرسالة للآخرين فهناك وسائل أخرى قادرة على تبليغ الرسالة منك لغيرك أو من غيرك إليك ، وقد تكون هذه الوسائل أدق وأصدق في التعبير من الكلام ؛ لأن الكلام يُمكن أن يكون خلاف الواقع أمَّا غيره فقد لا يستطيع الإنسان أن يكذب فيه .

قال العرب قديماً : (( رُبَّ إشارة أبلغ من عبارة )) والتعبير قد يكون بالعيون ، وقد يكون باليدين ، وقد يكون بقسمات الوجه ، وقد يكون بحركات التكفين أو الرجلين أو الرأس بل قد يكون التعبير عن حالتك النفسية من خلال لباسك ، وإليك شيء من التفصيل لبعض هذه الوسائل .

لغة العيون : قال تعالى : ﴿ فَإِذَا جَاءَ الْخَوْفُ رَأَيْتَهُمْ يَنْظُرُونَ إِلَيْكَ تَدُورُ أَعْيُنُهُمْ كَالَّذِي يُغْشَى عَلَيْهِ مِنَ الْمَوْتِ ﴾ .

إن العيون ليست وسيلة فقط لرؤية الخارج بل هي وسيلة بليغة للتعبير عنا في الداخل أي ما في النفوس والقلوب ونقله للخارج . فهناك النظرات القلقة المضطربة وغيرها المستغيثة المهزومة المستسلمة ، وأخرى حاقدة ثائرة ، وأخرى ساخرة ، وأخرى مصممة ، وأخرى سارحة لا مبالية ، وأخرى مستفهمة وأخرى محبة .. ، وهكذا تتعدد النظرات المعبرة وقد سمى القرآن بعض النظرات ( خائنة الأعين ) . والإنسان في تعامله مع لغة العيون يتعامل معها كوسيلة تعبير عما في نفسه للآخرين ، وكذا يتعامل معها كوسيلة لفهم ما في نفوس الآخرين .

التعبير الأمثل بالعيون : إذا أردت إيصال مرادك بعينك فاحرص على الأمور الآتية : 1. أن تكون عيناك مرتاحتين أثناء الكلام مما يشعر الآخر بالاطمئنان والثقة في سلامة موقفك وصحة أفكار . 2. تحدث إليه ورأسك مرتفع إلى الأعلى ؛ لأن طأطأة الرأس أثناء الحديث يشعر بالهزيمة والضعف والخور . 3. لا تنظر بعيداً عن المتحدث أو تثبت نظرك في السماء أو الأرض أثناء الحديث ؛ لأن ذلك يشعر باللاَّمبالاة بمن تتحدث معه أو بعدم الاهتمام بالموضوع الذي تتحدث فيه . 4. لا تطيل التحديق بشكل محرج فيمن تتحدث معه . 5. احذر من كثرة الرمش بعينيك أثناء الحديث ؛ لأن هذا يشعر بالقلق والاضطراب .

كيف تفهم ما في نفوس الآخرين من خلال نظرات عيونهم ؟ : لقد قام علماء النفس بالكثير من التجارب للوصول إلى معرفة دلالات حركات العيون عما في النفوس ورحم الله ابن القيم الذي قال : إن العيون مغاريف القلوب بها يعرف ما في القلوب وإن لم يتكلم صاحبها .

ذكر الدكتور محمد التكريتي في كتابه ( آفاق بلا حدود ) أن النظر أثناء الكلام إلى جهة الأعلى لليسار يعني أن الإنسان يعبر عن صور داخلية في الذاكرة ، وإن كان يتكلم وعيناه تزيغان لجهة اليمين لجهة اليمين للأعلى فهو ينشيء صوراً داخلية ويركبها ولم يسبق له أن رآها ، أمَّا إن كانت عيناه تتجهمان لجهة اليسار مباشرة فهو يستذكر كلاماً سبق وأن سمعه ، فإن كان نظره لجهة اليمين مباشرة فهو ينشيء كلاماً عن إحساس داخلي ومشاعر داخلية وإن نظر لجهة اليسار من الأسفل فهو يستمع إلى نفسه ويحدثها في داخله كمن يقرأ مع نفسه مثلاً . هذا في حالة الإنسان العادي ، أمَّا الإنسان الأعسر فهو عكس ما ذكرنا تماماً .

التعبير بالوجه : كما يستطيع الإنسان أن يعبر بعينيه عما يريد ويستطيع أن يستكشف ما في نفوسٍ الآخرين من خلال التأمل في نظرات عيونهم فإنه يستطيع أيضاً أن يفعل ذلك من خلال تأمل قسمات الوجه سواء كان ذلك من بشرة الوجه أو شكل الشفتين أو حال الخدين أو الجبين . وتأمِّل معي قليلاً هذه الآيات الكريمة ، قال تعالى : ﴿ وَإِذَا بُشِّرَ أَحَدُهُمْ بِالْأُنْثَى ظَلَّ وَجْهُهُ مُسْوَدّاً وَهُوَ كَظِيمٌ ﴾ ، قال تعالى : ﴿ تَعْرِفُ فِي وُجُوهِ الَّذِينَ كَفَرُوا الْمُنْكَرَ ﴾ الآية ، وقال تعالى : ﴿ كَأَنَّمَا أُغْشِيَتْ وُجُوهُهُمْ قِطَعاً مِنَ اللَّيْلِ مُظْلِماً ﴾ ، وغير ذلك من الآيات كثير .

إن التجهُّم والعبوس يقيم الحواجز بينك وبين الآخرين ولذلك عليك أن تتعلم كيف تسيطر على أفكارك ومشاعرك ليكون عبوسك حينئذٍ مقصوداً ومتحكماً فيه ويؤدي رسالة محددة في وقتها المناسب . وأكثر مظاهر التجهُّم هو تقطيب الجبين وفلطحة الخدين وتكشير الأسنان بالإضافة لزم الشفتين وتقوس السفلى منهما مع جفافهما واسوداد البشرة .

بعض الأفكار العامة حول قضية التعبير بقسمات الوجه : 1. اجعل الابتسامة رسولك إلى قلوب الآخرين فهي مفتاح لأبواب النفوس كما أنها تجلب الراحة والهدوء للمبتسم نفسه (( وتبسمك في وجه أخيك صدقة )) . 2. عندما تشعر أن الآذان قد أغلقت أمامك وتعطل استقبال رسالتك فعطر الجو بنكتة يتلوها ابتسامة . 3. حذار من الابتسامة الساخرة أو الباردة، فهي تحول بين الآخرين وبين الثقة فيك . 4. حاول التعرف على ما في نفس الآخر من خلال رصد ابتسامته وملاحظة جبينه وحركات عينيه .

3. لكي يكون لباسك مريحاً لك وللآخرين حافظ على نظافته دائماً . 4. الأناقة غير المبالغ فيها مما يكسب الإنسان احترام الآخرين .

5. البساطة وعدم التكلف من علامات الذوق الناضج . 6. مراعاة الزمن والمكان مما ينبغي عدم إغفاله في اللباس فللصيف ملابسه وللشتاء ملابسه وليوم زواجك ملابسه التي تختلف عن يوم نزهتك .

الإصغاء وحسن الاستماع : حسن الاستماع وإجادة الإصغاء أحد ركني الاتصال الناجح فلا يكفي أن تنجح في إرسال رسالتك بل لابد من النجاح أيضاً في استقبال رسالة الآخر واستيعاب رد فعله وفهم ما يريده والاستفادة منه أو التأثير فيه وحسن توجيهه بعد ذلك وحسن الإصغاء أدب من أعلى الآداب السلوكية التي يتصف بها الإنسان إذا نبل ونجح في تسيير نفسه والسيطرة على ذاته وهو كذلك مهارة إنسانية راقية لابد منها للتعلم واكتساب المعارف والعلوم ، وقد دلت الدراسات أن الاستيعاب لما يصدر من الآخرين يتفاوت بين 40% إلى 75% بعد الانتهاء من الرسالة مباشرة ، وأن أكبر الأسباب في هذا التفاوت هو الاختلاف في الإصغاء والاستماع

أهم وسائل الإصغاء هي : 1. السمع بالإذن . 2. البصر بالعين . 3. الانتباه والتركيز بالقلب والعقل .

آثار عدم حسن الإصغاء : 1. قد يؤدي عدم حسن الإصغاء إلى فقد ثقة الآخرين واحترامهم لك ، فعندما يتحدث معك إنسان وتتشاغل عنه بالاتصال بالتلفون أو الحديث مع جليسك أو الكتابة في أوراقك تصيبه بالإحباط وبالتالي عدم الثقة فيك ، وقد أثر عن الأحنف قوله : ( إن الرجل ليحدثني بالأمر أعرفه من قبل أن تلده أمه فأصغي إليه حتى ينتهي من حديثه وأريه أني أسمعه لأول مرة ) .

2. عدم فهم ما يريده الآخرون ، وبالتالي الفشل في التعامل معهم ؛ لأن النجاح في التعامل مع العدو أو الصديق يستدعي معرفة مراده ، ولا يُمكن فهم مقصده ومراده إلا بالإصغاء لكلامه والتركيز في فهمه .

3. إضاعة كثير من الفرص التي تؤدي إلى النجاح في الحياة حيث أن الفرص تتاح للإنسان من خلال الاحتكاك بالآخرين وفهم كلامهم واستيعاب مقاصدهم ومراميهم ، فإذا فشل الإنسان في الإصغاء لهم فشل في فهمهم ، والتالي فاته الكثير من الفرص .

4. عدم التعود على اكتساب المعلومات بطريقة مختصرة وبقاء المعلومات ناقصة لدى من لا يجيد الاستماع والإصغاء مع ظنه أن معلوماته كاملة .

5. اتخاذ القرارات الخاطئة بسبب نقص المعلومات ؛ لأن القرار لا يُمكن أن يكون صحيحاً إلا إذا كانت المعلومات كاملة وصحيحة .

6. شعور المتحدث بالإحباط لعدم الإصغاء إليه ، وبالتالي عدم استعداده للمشاركة بفعالية فيما يناط به من أعمال بعد ذلك .

الإنصات والاستماع والإصغاء الجيد : لكي تكتسب مهارة الإنصات الجيد والاستماع الحسن وتحوز ما يترتب عليه من فضائل ومكاسب وثمرات فلابد من مراعاة الأمور الآتية : 1. أن تكون في وضع نفسي وبدني مريح أثناء الاستماع لغيرك بألاً تشكو من مرض مؤلم أو سهر مجهد أو جوع مفرط ، وألاً يكون بعد الأكل مباشرة أو أثناء الانشغال بأمر يسيطر على فكرك ، وأن تكون في مكان جيد التهوية معتدل الحرارة .

2. ألاً يكون هناك ضوضاء وأصوات مزعجة في المكان الذي تجلس فيه أو حوله ؛ لأن ذلك يشتت الذهن ويشغل الحواس .

3. أن تكون جلستك أثناء الإصغاء جلسة مريحة تستطيع أثناءها أن تركز بجميع حواسك مع المتحدث لتستوعب أكبر قدر ممكن من كلامه .

4. اربط ما تسمعه من معلومات بما تراه من صور ومشاهد ليتظافر السمع والبصر على استيعاب المعلومات .

5. ركز على حركات جسم المتحدث وتعابير وجهه ونبرات صوته لترسخ معاني كلامه في نفسك وليكون فهمك لما يريد أكثر دقة .

6. لا تطيل الجلسة أكثر مما تستطيع أن تستوعب وأجِّل بقية الحديث لوقت آخر ، فإن النفوس إذا ملت كلت .

7. لا تقاطع المتحدث وتستعجل النتائج قبل الوصول إليها وعندما يحصل التباس في الفهم فسجل ذلك ثم استوضح عنه في نهاية الحديث .

8. لا تكثر من الالتفات والتثاؤب والتشاغل والسرحان بعيداً أثناء الحديث . 9. لا تتكلم مع غير المتحدث إلا لضرورة وحبذا لو استأذنت من المتحدث لتتحدث معه أو مع غيره .

بناء العلاقات مع الآخرين : إن الحديث عن الاتصال والتواصل مع الآخرين والتأثير فيهم والاستفادة مما لديهم يستلزم الحديث عن فن بناء العلاقات وأساليب المجاملة والكياسة في التعامل مع الناس، وهذه هي أهم القواعد التي يجب اتباعها في بناء العلاقات مع الناس : 1. أصلح ما بينك وبين الله يصلح الله ما بينك وبين الآخرين ؛ لأن القلوب بيد الله يصرفها كيف يشاء سبحانه ، فهو الذي أضحك وأبكى ، قال تعالى : ﴿... فَإِنَّ حَسْبَكَ اللَّهُ هُوَ الَّذِي أَيَّدَكَ بِنَصْرِهِ وَبِالْمُؤْمِنِينَ * وَأَلَّفَ بَيْنَ قُلُوبِهِمْ لَوْ أَنْفَقْتَ مَا فِي الْأَرْضِ جَمِيعاً مَا أَلَّفْتَ بَيْنَ قُلُوبِهِمْ وَلَكِنَّ اللَّهَ أَلَّفَ بَيْنَهُمْ إِنَّهُ عَزِيزٌ حَكِيمٌ ﴾ .

تصنيف الناس : الإنسان عموماً مزيج مركب معقد من العواطف والعقلانية والذاتية والموضوعية والداخلي والخارجي والحذر والجرأة والسماحة والفظاظة والعطاء والإمساك والسمو والارتكاس وغير ذلك من النوازع البشرية المتصارعة أو المتوافقة . ويزيد نسبة هذا السلوك أو تلك الصفة ويقلل غيرها عموماً أكثر تعقيداً : منها الوراثة والتربية والمؤثرات البيئية والمنظومة الاعتقادية والقيم والأعراف الاجتماعية والمكتسبات الثقافية المعرفية والخبرات والتجارب العلمية والظروف الاقتصادية والحالة الأمنية للشخص ، وغير ذلك من العوامل التي تفوق الحصر .

4. يتميز بخلو البال من الحساسيات المفرطة . 5. يهتم بالتفصيلات وينشغل بالمشكلات اليومية .

6. يمتلك قدرة على الاندماج في الآخرين ، ويستطيع كسب ثقتهم واحترامهم . 7. يفضل العمل في النهار ، وأن يكون عمله واضحاً مشاهداً من الناس .

8. لا يصلح للأعمال الانفرادية ولا يصبر على ذلك . 9. يجد متعة في الأنشطة الجماعية ويبدع فيها .

10. يكون كريماً في الإنفاق ويعطي ثقته للآخرين بصورة سريعة .

ب) – العقلاني الانطوائي السمعي وأهم صفاته : 1. يهتم كثيراً باختيار الألفاظ والعبارات . 2. كلامه بطيء ويركز على نبرات صوته عند الكلام .

3. يحب الاستماع كثيراً . 4. يميل للمعاني التجريدية النظرية كثيراً .

5. يحب الوحدة والانفراد ويكره الضوضاء والصخب . 6. قدراته محدودة على بناء علاقات مع الآخرين والاندماج في الأعمال الجماعية .

7. يبالغ في الحسابات الدقيقة لكل عمل يكلف به ولا يحب المغامرة والأعمال غير المحسوبة 8. يتفوق في أعمال الأبحاث والتخطيط حيث الحاجة للتفرغ والهدوء وعدم وجود العدد الكثير من الناس .

9. يقول ما يؤمن به بقوة مفترضاً أن الآخرين يسلمون بمنطقه سلفاً . 10. ينظر للعالم من خلال الكلمة واللغة وحتى لو أراد التعبير عن الصور المشاهدة الجامدة حولها إلى متكلمة .

جـ) – العاطفي الانطوائي الحسي وأهم صفاته : 1. كلامه أكثر بطئاً من سابقيه . 2. يخرج صوته عميقاً مصحوباً بأنه أو آهة أو نفس عميق .

3. يستشعر ثقل المسئولية أكثر من غيره، ولذلك ينفعل للمبادئ ويندفع للعمل لهما . 4. يسيطر عليه الخجل والتردد عند المواجهة لغيره ويكره التجديد والمغامرة في أي عمل أو الانتقال لعمل جديد .

5. يشكك دائماً في قدراته وإمكاناته . 6. لا يحب الاتصال بالناس وإن اختلط بهم كان حاد الطبع يثور لأتفه الأسباب لكنه لا يظهر ذلك إلا أحياناً .

7. كثير التنظير والنقد لغيره في حالات انفراده أو في أثناء التواصل مع دائرة ضيقة من الناس . 8. لا ينجح في قيادة غيره وينقاد في الظاهر بسهولة ولكنه شديد التذمر في الباطن من أي شخص يوجهه .

د) – العاطفي الاجتماعي وأهم صفاته : 1. أنه ذو حركة دائمة ونشاط متجدد . 2. صاحب مزاج متقلب لا يثبت على شيء .

3. أنه حاد في حبه وبغضه مبالغ في مدحه ونقده لغيره غير موضوعي في أحكامه . 4. لا يصلح لعمل قيادي أو طويل المدى لكنه يصلح للأعمال القصيرة القريبة .

5. يبدع في تحريك الأجواء الراكدة ولكن لفترات محدودة . 6. لا ينجح في بناء علاقات دائمة لكنه يحقق نجاحاً ملحوظاً في بناء علاقات قصيرة وبخاصة مع قليلي الثقافة والطموح .

7. يكون في الغالب صادقاً في أقواله ومباشراً في أفكاره لا يجيد التورية ولا المواربة . 8. لا يطيق الوحدة والانفراد وبالتالي لا يناسبه ولا ينجح في العمل الذي من لوازمه الانفراد أو الهدوء .

هذه الأنماط هي الغالبة على الناس كما ذكرت حسب ما أثبتته الدراسات النفسية ، وقد يكون هناك أنماط أخرى فقد يكون الإنسان عاطفياً انطوائياً سمعياً ، وقد يكون عقلانياً انطوائياً صورياً ، وقد يكون عقلانياً اجتماعياً حسياً أو سمعياً أو غير ذلك من التركيب المختلف للصفات ، وأنت ترى أن الكمال في الناس عزيز ، وأن كل إنسان فيه صفات إيجابية وأخرى سلبية ؛ ولذلك عند تعاملك مع الآخرين عليك أن تحدد ابتداءً من أي الأنماط هو ثم تحاول أن ترصد أهم صفاته ثم تضع لك خطة للتعامل معه .

إن الإنسان يستطيع بالمجاهدة والمصابرة وبأساليب وطرائق ليس هنا مجال التفصيل فيها أن يجمع في شخصه أكثر من نمط نفسي إنساني ، وبالتالي يُمكنه أن يكتسب كثيراً من الصفات الإيجابية في أكثر من نمط ، وأن يتخلص من الصفات السلبية التي في نمطه الخاص به . ويستطيع أيضاً أن يربي ، ويهذب غيره ليحقق فيه ما ذكرت ولكن بجهد أكثر ومصابرة أكبر وعمليات التربية والتهذيب هذه هي التي بها يمتاز الناس بعضهم على بعض بعد ذلك ، وقال تعالى : ﴿ وَالَّذِينَ جَاهَدُوا فِينَا لَنَهْدِيَنَّهُمْ سُبُلَنَا ﴾ ، وقال تعالى : ﴿ وَجَعَلْنَا مِنْهُمْ أَئِمَّةً يَهْدُونَ بِأَمْرِنَا لَمَّا صَبَرُوا وَكَانُوا بِآياتِنَا يُوقِنُونَ ﴾ .

لابد للإنسان من عمل يؤديه في الحياة ، وهذا العمل إمَّا خير وإمَّا شر ، والحياة على قصرها هي ميدان التنافس الحقيقي بين الأفراد والأمم ، والعاقل هو من أدرك هذه الحقيقة وبادر لاستغلال الحياة ووجه جهوده للعمل الأمثل المنتج بأرقى الأساليب وأكثرها عطاءً وإنتاجاً .

بعض التوجيهات العامة في قضايا العمل : اتق الله حيثما كنت ولا تأكل إلا حلالاً ، وتذكر أن أيُّما لحم نبت بالسحت فالنار أولى به ، فليكن عملك مشروعاً ولتؤديه بصدق وأمانة . احذر ضياع وقتك ، فإن ذلك يعني فشلك في عملك أي عمل كان . -اقتل الهم والقلق والاضطراب بالعمل ، واعلم أنه الدواء الناجح الذي يجيده كل إنسان وقليل من يعمل به . وقد تفاجأ في عمالك بأوضاع خاطئة فلا تصاب بالإحباط واليأس والاستسلام لها بل بادر لإصلاحها بأسلم الطرق وأكثرها هدوءاً .

بعض شروط النجاح الوظيفي : تأكد من إنسجامك مع العمل الوظيفي الذي تمارسه ورغبتك فيه ؛ لأنه ما لم يكن هناك انسجامٌ ورغبة في العمل فلن يتمكن الإنسان من العطاء والإبداع ، وبالتالي لن يتحقق النجاح الوظيفي . ولابد من توافر المهارات المطلوبة لسير العمل في حدها الأدنى ؛ إذ إن لكل عمل خصائصه التي يلزم من يقوم بهذا العمل أن يلم بها أولاً في جوانبها النظرية وثانياً بالتدريب والممارسة . واستفد من خبرات من هم أقدم منك في العمل حتى وإن كانوا أقل منك تعليماً وأدنى شهادة ، فالخبرة العملية لها أهمية قصوى في العمل .

التفويض في العمل الوظيفي : الموظف الناجح هو الذي يتمكن من استقطاب فريق عمل فعَّال حوله ثم ينفخ فيهم روح المبادرة والتضحية والعطاء وينمي مهاراتهم وقدراتهم ويسند إلى كل فرد منهم ما يناسبه من عمل . والتفويض هو أحد المبادئ الأساسية لمن أراد النجاح في وظيفته ونقيضه المركزية التي تعطل الطاقات وتقتل الإبداع ويمكننا أن نعرّف التفويض : بأنه إسناد بعض العمل إلى غيرك تحت إشرافك ومسئوليتك .

فوائد التفويض : الاستفادة من الطاقات والتخصصات وعدم تعطيلها . تخفيف الأعباء عن المدير أو الرئيس وتوزيعها بين العاملين حوله . سرعة إنجاز العمل حيث يشارك في إنجازه الكثير من العاملين . جودة الأداء ؛ لأن ممارسة التخصص وتخفيف العبء يؤدي غالباً إلى الإتقان . كثرة الإنتاج ؛ لأنه كلما كان الإنجاز أسرع اُستغل باقي الوقت لتحقيق إنجازات جديدة فيكثر الإنتاج .

شروط التفويض الناجح : أن يكون المفوضِّ يملك صلاحية إعطاء التفويض وإلاَّ لكان ذلك مخالفاً لنظم ولوائح المؤسسة التي يعمل فيها . وأن يكون المفوَّض لديه الرغبة والمهارة لا داء العمل الذي يسند إليه . وتحديد حدود التفويض بدقة زماناً ومكاناً ووسائل وصلاحيات وسلطات وغير ذلك.وتحديد كيفية الاتصال وزمانه بين المفوِّض والمفوَّض ، وهذا الاتصال يجب أن يقسم بين المهام الآتية ، الإشراف والتوجيه والتقويم من قبل المسئول والطلب والاستيضاح والاستفسار من قبل المفوَّض . ويجب أن تكون العلاقة بين طرفي التفويض وسطاً بين المركزية التي يفقد المفوَّض فيها أي سلطة والانفلات الذي يفقد المسئول فيه حقه في الإشراف والمتابعة وتحمل المسئولية .

الاجتماعات في العمل : تعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي ، سواء كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراً ودائماً ، وقد دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% إلى 75% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات . مع أن المنتج والجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها ، وأنت ترى أن الاجتماعات لها بالغ الأهمية في قضايا العمل .

فوائد الاجتماعات : إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين . ومن خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر للمسؤلين بصورة خاصة وللعاملين عموماً . وتعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك . بالاجتماعات تكرّس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

بعض أنواع الاجتماعات : يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يُمكن حصرها في الآتي : اجتماعات تبادل المعلومات ، هذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية . وهناك اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث . وهناك اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويُمكن في هذه الاجتماعات تكون أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .

الاجتماع المنتج : لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من جودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

بعض عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله ) : استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ؛ إذ أنه يصبح حينئذٍ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات . ويجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع . لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا لبس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع . يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كافٍ ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .

عوامل النجاح بعد الاجتماع : تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع . تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته . حسن توديع المشاركين في الاجتماع . وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقويم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .

أسباب فشل الاجتماعات : عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم قناعتهم بهذا الهدف . عدم التخطيط الكافي للاجتماع من حيث إدارته أو وضع جدول أعماله أو تجهيز احتياجاته . سوء التبليغ للمشاركين بجدول الأعمال وهدف الاجتماع وزمانه ومكانه . عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان لهما . اختيار وقت غير مناسب للاجتماع أو غير كاف له . عدم أهلية المشاركين في الاجتماع إماً لإرهاق بدني أو عدم قناعة نفسية أو عدم توفر المعلومات الكافية لديهم مما يفقدهم القدرة على المساهمة والعطاء وإثراء الموضوع .

إن لزملاء العمل خصوصية من حيث كثرة الاحتكاك بهم وضرورة حسن العلاقة بينهم لنجاح العمل ، وأهم الخطوات التي يجب الأخذ بها لتحقيق هذه الغاية ، هي : كن حريصاً على عملك أميناً في القيام بها يجب عليك فيه لتنال احترام زملائك . تمتع بالأخلاق العالية والسلوك المستقيم في التعامل مع زملائك ، كن بشوش الوجه عف اللسان تعفوا عمن أخطأ ، وتثني على من أحسن . أظهر اهتمامك بزملائك من خلال مشاركتهم أفراحهم وأحزانهم وإبداء الرأي والنصيحة لهم وتقديم الهدايا في المناسبات والمساعدة المادية إذا استطعت ذلك لمن يحتاج منهم مع دوام السؤال عنهم وعن أسرهم وأحوالهم ، وبخاصة إذا كنت أنت المسئول عنهم في العمل .

رفع الإنتاجية : إن زيادة الإنتاج وجودته هي الغاية من أي عمل يمارسه الإنسان في الحياة ، وما لم يقابل العمل إنتاج متجدد فهو جهد ضائع وطاقة مهدرة ؛ ولذلك فإن من أهم ما يسعى الأفراد والمؤسسات إليه باستمرار هو زيادة إنتاجهم ولعلاقة ذلك بالعمل رأيت أن أذكر بعض الإرشادات العامة التي يُمكن أن تساعد الآخذ بها على زيادة الإنتاج ورفع مستواه في أي عمل كان .

عناصر وأسس التأثير في الإنتاج : المال . الأفكار المبدعة . الإدارة الناجحة . اليد المدربة العاملة . الموارد الأولية . الآلات والأجهزة . التسويق الجيد للإنتاج .

مظاهر ودلائل ضعف الإنتاج في العمل : عدم وجود خطة ناجحة واضحة للعمل بل يخبط العامل فيه خبط عشواء . عدم تنفيذ الخطة الموضوعية واستبدالها بالاجتهادات الشخصية . الانشغال بأمور أخرى أثناء وقت العمل . الحضور متأخراً والانصراف مبكراً عن وقت الدوام الرسمي للمؤسسة . الإكثار من الاعتذارات والإجازات والتوسل لذلك بأي وسيلة . كراهة مقابلة المسئول والمناقشة والحوار معه في أمور العمل . كثرة النسيان لما يكلف به الموظف أو العامل أو تظاهره بذلك .

أسباب قلة الإنتاج في العمل : عدم الاقتناع بالعمل من قبل العامل . عدم فهم العمل واستيعابه والتوائم معه . عدم القدرة على إنجاز العمل وأدائه على الوجه المطلوب إمَّا لأسباب ذاتية في العمل أو لنقص في الإمكانات المتوفرة له أو لوجود معوقات لم يتم تذليلها وتجاوزها . تقديم غير العمل عليه أو مزاحمته له في اهتمام العامل . عدم الجدية في حياة العامل . إحساس العامل بعدم التقدير لمن ينتجون وينجزون في المؤسسة . وجود المشكلات مع زملاء العمل من رؤسائه ومرؤسية وغيرهم .

ما هي الإدارة ؟ : هي التخطيط ثم التنفيذ لاستغلال الإمكانات الممكنة والتنسيق بينها لتحقيق الأهداف المتوخاة في ظل التوجيه والرقابة .

أنواع الإدارة : الإدارة باللوائح - إدارة رد الفعل- إدارة الأزمات - إدارة الجاذبية الشخصية - إدارة التنازل في كل موقف - إدارة الأنباء السارة - إدارة التفويض المطلق

صفات المدير الناجح : الأمانة - العلم والخبرة - القوة والقدرة على التنفيذ - التواضع - الحلم والصبر - الصدق - المشاوره - الاعتراف بالخطأ إذا تبين - الدهاء والفراسة .